Esta é a segunda parte da série de artigos que compõem o curso online grátis de modelagem de dados no Microsoft Access 2003. Não deixe de ler a primeira parte do curso para acompanhar melhor as questões debatidas sobre o Microsoft Access e outros aplicativos do Microsoft Office tais como Microsoft Excell e Microsoft Word. Nesta continuação você aprenderá sobre RDBMS.



Que tipo de banco de dados é o Access e o que significa RDBMS?

O Access é um banco de dados relacional. Se você nunca ouviu falar em banco de dados relacional esta é uma ótima oportunidade para compreender o que isso significa.

A sigla RDBMS refere-se ao termo em inglês Relational Database Management System (Sistema de Gerenciamento por Banco de Dados Relacional). E o que isso significa? Colocando o preto no branco, isso quer dizer que os dados contidos no banco de dados possuem algum tipo de relação, isto é, o seu tio está relacionado a você porque ou ele é irmão de sua mãe ou de seu pai. Se não fosse, ele não teria nenhuma relação direta com você.

Um banco de dados relacional funciona assim. A tabela contendo todas as cidades brasileiras e do mundo pode estar relacionada com uma tabela contendo todos os países do mundo. Porém, somente o país Brasil está diretamente relacionado a todas as cidades brasileiras na tabela de cidades do mundo. Desta forma, se você tivesse que consultar o banco de dados por país para criar uma lista de cidades, ao escolher Brasil, somente as cidades relacionadas ao Brasil seriam listadas.

Agora, volte ao exemplo do seu tio. Eu disse que se ele não for irmão de seu pai ou mãe; então, ele não está relacionado a você diretamente. Mas isso não quer dizer que esta pessoa não esteja relacionada a você de alguma outra forma.

Se o mundo animal surgiu de apenas uma célula que gerou toda a vida no planeta Terra; então, todos os animais estão relacionados de uma forma ou de outra. Assim, os animais próximos têm um relacionamento direto, como leões e leoas, ao passo homem e leão não possuem relacionamento direto, mas ambos são seres vivos que possuem características simulares como sangue, cérebro, coração, fígado, etc, gerando assim uma relação indireta.

Em um banco de dados relacional, o que você notará é exatamente isso. Às vezes, você possui várias tabelas onde duas estão diretamente relacionadas, mas na ponta de uma cadeia de relacionamento há uma tabela que não contém um campo comum com uma tabela na outra ponta do relacionamento; porém, ambas as tabelas possuem algum relacionamento, pois no meio do caminho existem outras tabelas relacionadas que eventualmente convergem para estas duas. Obviamente que este é apenas um exemplo simples. O Access nos permite criar bancos de dados relacionais muito mais complexos do que isso..

Nesta série de artigos, falarei sobre a modelagem de dados no Microsoft Access 2003. Não obstante, você poderá utilizar os conceitos aqui descritos em outras versões do aplicativo, sejam elas mais antigas ou mais recentes. Dentre todos os aplicativos do Microsoft Office, certamente o Microsoft Excel é o mais popular entre os usuários, mas provavelmente o mais utilizado seja realmente o Word.



Talvez pela extrema popularidade entre os usuários, muitos acabam utilizando o Excel como uma base de dados para os mais diferentes tipos de trabalho. O problema em utilizar o Excel é que sua função principal é a análise de dados e não o armazenamento dos mesmos.

Não por acaso a Microsoft chama o MS Office como uma “suíte” de produtividade. A produtividade não está em um aplicativo apenas, mas na integração dos aplicativos para fazer o seu trabalho melhor. Suponha que você colete dados sobre a umidade relativa do ar a cada minuto. Se você tentar gravar estes dados no Excel 2003 não há problema algum, pois você fará 1440 medições no dia e o número máximo de linhas em uma única planilha é de 65.536.

Contudo, você provavelmente estará registrando a umidade para outras cidades também e certamente o fará todos os dias se este for o seu trabalho. Aqui, você começa a enfrentar problemas no Excel, pois ficará mais difícil manter a integridade e relacionamento dos dados.

Você pode argumentar que cada planilha leva o nome da cidade e que, portanto, esta é uma forma de relacionar as medições com cada cidade. Como o Excel, teoricamente, não tem limite de planilhas, você poderia gravar a medição para todas as cidades brasileiras, e até do mundo, utilizando este método.

Contudo o resultado é completamente ineficiente por um simples motivo: o Excel não foi feito para armazenar dados, o Excel foi feito para analisar dado. Se você compreender que no Access o mesmo armazenamento apenas necessita de duas tabelas (uma que contém as cidades e outra que contém as medições) você verá que a sua produtividade aumentará em muito, basta apenas relacionar as duas tabelas. Quando o momento for oportuno e a necessidade de análise de dados surgir, você novamente verá que analisar dados no Access, embora possível, é ineficiente. Com as ferramentas do Office completamente entrelaçadas você verá que a análise se dará de forma mais bela no Excel. E se você necessita apresentar os resultados, entra em cena o PowerPoint e se há necessidade de escrever um relatório é a vez do Word.

Quanto mais você se aprofundar no Office e conhecer cada uma de suas ferramentas, mais produtivo você se tornará. E digo isso por experiência própria.

Até a segunda parte deste curso...

Tempos atrás (e põe tempo nisso) me vi as voltar com o desafio de escrever uma função personalizada no Excel que escrevesse números por extenso até a casa dos trilhões de reais. Passados alguns anos, novamente fui solicitado pela mesma função e fui obrigado e desenterrar o meu Excel Addin.

O AddIn é auto-instalável bastando apenas clicar duas vezes sobre ele (baixe o arquivo em Extenso no Excel). Para criar um sistema de auto-instalação de AddIn, você deve proceder como segue:

Option Explicit
Dim ExtensoInstalado    As Boolean

Private Sub Workbook_AddinInstall()
   ExtensoInstalado = True
End Sub

Private Sub Workbook_Open()
    Dim naLista     As Boolean
    Dim nAddIn      As AddIn
    Dim nomeArq     As String

For Each nAddIn In AddIns
    If nAddIn.Name = ThisWorkbook.Name Then
        naLista = True
    End If
Next

If Not ThisWorkbook.IsAddin Then Exit Sub
Application.Workbooks.Add
    If Not ExtensoInstalado Then
        If Not naLista Then
            AddIns.Add (ThisWorkbook.FullName)
            MsgBox "O suplemento 'Extenso' foi instalado com sucesso...", vbInformation, "Suplemento instalado..."
        End If

            For Each nAddIn In AddIns
                If nAddIn.Name = ThisWorkbook.Name Then
                    nomeArq = nAddIn.Title
                End If
            Next
       
        Application.EnableEvents = False
        AddIns(nomeArq).Installed = True
        Application.EnableEvents = True
       
   
    End If
End Sub

O restante da UDF você pode ver no AddIn.

Em outro vídeo sobre o Microsoft Office Project 2007, eu discuti como definir períodos úteis. Neste vídeo, mostro como você pode determinar a duração de seu projeto no Microsoft Office Project 2007.